PigeonCloudでは、公開フォームリンク機能を有効にすると、設定したテーブルをフォームとして公開することが可能です。公開したユーザーがフォームに記入した解答は、テーブルへ自動でレコードが登録されます。

公開フォームリンク機能を有効にする

1.該当のテーブル設定画面を開く

メニューからワークフローの設定をしたい該当のテーブルを選択し、

歯車のアイコンをクリックし、「テーブル設定」を選択し、テーブルの設定画面を開きます。

2.追加オプション設定画面を開く

「追加オプション設定」ボタンをクリックし、追加オプション設定画面を開きます。

3.公開フォームの設定をする

「公開フォームをONにする」欄に表示されている「有効」チェックボックスにチェックを入れます。

4.公開フォームのビューを設定する

公開フォームリンクを生成するためには、セキュリティ対策上、公開用のビューを設定しておく必要があります。

対象のテーブルを開いた状態で、メニューをクリックし、「ビューを作成」を選択します。公開フォームリンクのフォームタイトルや公開フォームの詳細、公開フォーム送信時のテキストを設定する欄が表示されますので、必要事項を入力します。

入力後、画面下の部分にスクロールし「更新」ボタンをクリックすると、

メニューへ「公開フォームリンク」が追加されてますので、該当テーブルを開き、メニューをクリックし、リストから「公開フォームリンク」を選択します。

公開フォームのURLを生成することができます。

4.公開フォームのリンクを確認する

テーブルのレコード一覧のメニューより、「ビュー作成」をクリックします。

ビューで表示する項目を調整する画面が表示されます。

右側の「表示」欄にドラッグアンドドロップした項目は、フォームでも公開されますので、フォーム回答に必要な項目をクリックしたまま、マウスを動かし表示欄にドラッグアンドドロップします。

5.ビューのタイトルを設定し、保存する

「設定」タブをクリックし、タイトル欄にビューのタイトルを入力し、「保存する」ボタンをクリックしビューを保存します。

6.メニューから公開フォームリンクを選択する

再度、メニューをクリックし、リストから「公開フォームリンク」を選択します。

公開フォームリンクのリンクを確認することができます。回答対象者にこのURLを共有しすると、公開フォームからテーブルレコードの登録が可能になります。

公開フォームをメール配信する

公開フォームリンクを、任意のユーザーやメールアドレス宛にメール配信することができます。
※本機能は「有料オプション：メール配信」に付随するサービスとなります。

1.公開フォームをメール配信するテンプレートを作成する

公開フォームリンクを作成している状態で、メニューをクリックし、リストから「公開フォームをメール配信」を選択します。

表示されたポップアップで、「１メールアドレスに対し、１登録に制限する」のON/OFFを設定します。
※同じメールアドレスが重複してデータに存在する場合は、１度しか送られません。

テンプレート作成画面で、「テンプレート名」「件名」「テキストタイプ」「本文」を入力し、必要に応じて「添付ファイル」を設定し、右下の「登録」ボタンをクリックします。

2.「メール配信」の設定を行う

左側メニューから「メール配信」を選択し、「＋」ボタンで新規の配信設定を追加します。

設定画面で、「メールテンプレート」「予約日時」「配信リスト」を設定し、必要に応じて「Cc」「Bcc」「添付ファイル」を設定し、右下の「登録」ボタンをクリックします。

設定した「予約日時」に配信されると、ステータスが「配信処理完了」と変わります。「詳細」ボタンをクリックすると、メール配信結果を閲覧することができます。

※Cc・Bccの受信者が先にフォーム登録すると、Toのユーザーがフォーム登録を行えなくなりますのでご注意ください。またその場合でも、配信結果にはToのアドレスの情報に登録データの記録がされます。