通知を設定する

テーブルに対するアクションや条件をトリガーにwebhookを用いて外部アプリケーションに通知したり
Slack／Chatworkへ通知したり、指定したメールアドレスへ登録することができます。

※通知設定の追加はユーザータイプ：マスターか、ユーザータイプ：ユーザーで対象テーブルの管理者権限を与えられている場合のみ可能です。それ以外のユーザーは閲覧のみとなります。

 

1.通知の設定画面を開く

画面右上の人アイコンをクリックし、「通知設定」を選択します。

2.通知設定を追加する

左上メニューより、「+」アイコンをクリックします。

 

3.通知内容を設定する

対象の「テーブル」を選択、「通知名」を入力後、必要に応じて「有効」のON／OFF、「通知先ユーザー」、 「通知先メールアドレス」 、「通知先組織」、「webhookURL」、「通知先Slack webhookURL」、「通知先Teams webhookURL」を選択・入力します。

※「通知先組織」に親組織を設定すると、子組織にも通知が送信されるようになります。

※「webhookURL」、「Slack webhookURL」、「Teams webhookURL」 、「通知先ユーザー」、「通知先メールアドレス」「通知先組織」は複数指定が可能です。

※ Webhook利用の場合、webhookにセットされたURLに対して、POSTで下記JSONがbodyにセットされて送信されます。
詳細は以下をご参照ください。

• [Webhook利用時のPOST Body情報]

  {
  "notification_text": "26",
  "action": "create",
  "table": "dataset__38",
  "table_name": "テストテーブル",
  "data_id": 26,
  "records": [
  {
  "raw_data": {
  "ID": 26,
  "parent_table": null,
  "parent_id": null,
  "order": null,
  "項目1": null,
  "項目2": [],
  "項目3": null,
  "項目4": null,
  "項目5": 4,
  "項目6": null,
  "editing_admin_id": null,
  "editing_datetime": null,
  "作成者": 1,
  "最終更新者": 1,
  "更新日時": "2024-03-25 13:13:11",
  "作成日時": "2024-03-25 13:13:11",
  "comment_count": 0,
  "last_comment_created": null,
  "field__423_ids": []
  },
  "view_data": {
  "ID": "26",
  "parent_table": null,
  "parent_id": null,
  "order": null,
  "項目1": null,
  "項目2": [],
  "項目3": null,
  "項目4": null,
  "項目5": 4,
  "項目6": null,
  "editing_admin_id": null,
  "editing_datetime": null,
  "作成者": "田中 太郎",
  "最終更新者": "田中 太郎",
  "更新日時": "2024年03月25日 13:13",
  "作成日時": "2024年03月25日 13:13",
  "comment_count": 0,
  "last_comment_created": null,
  "field__423_ids": []
  }
  }
  ]
  }

※SlackおよびMS-TeamsでのWebhook URLの取得方法については、以下をご参照ください。

• Slack Webhook URLの取得方法

• MS-Teams Webhook URLの取得方法

 

Chatworkへの通知設定も行う事が可能です。
その際は、Chatworkの「トークン」と「ルームID」を入力してください。
Chatworkの通知は複数設定が可能です。

 

通知設定については、次の2種類があります 。

通知設定を行う場合は、「メールのタイトル」／「通知内容」／「表示項目」／「アクション」／「条件」／「追加の通知先対象項目」／「署名」の設定を行います。
「メールのタイトル」及び「通知内容」には、表示したい項目名を半角波線かっこで囲んで入力することで、置換させることができます。

例：以下のテーブルの場合

 

それぞれ以下のように入力するとします。

 

 

実際の通知メールでは以下のように表示されます。

（Gmailの場合）

 

ワークフローを設定しているテーブルでは、以下の置換を行うことが可能です。

{ワークフロー申請者}
{ワークフロー次回承認者}
{ワークフロー前回承認者}
{ワークフロー最終承認者}

 

備考

※メール通知の本文に表示したい内容を「表示項目」より選択します。
※「アクション」は通知のアクショントリガーになります。必要に応じて選択します。
※「アクション」→「コメント追加時」にチェックを入れると 該当テーブルへコメントされるたび通知するようになります。
※「アクション」→「更新」にチェックを入れると、「特定の項目が更新された場合に通知する」のチェックボックスが表示されます。
「特定の項目が更新された場合に通知する」にチェックを入れると、項目指定が可能となります。
※「アクション」→「ワークフローステータス変更時」にチェックを入れると
「通知するワークフローステータス」からトリガーアクションを選択することが可能です。
※「条件」は必要に応じて通知条件を設定します。
※「追加の通知先対象項目」は「ユーザーフィールド」、「メールアドレスフィールド」の設定が可能です。
※通知設定の「追加の通知先対象」項目でログインユーザーが指定できます。
※通知設定は複数設定可能です。

 

 

 

 

リマインダ設定をする

リマインド設定を行う場合は、対象とするテーブルを選択後
「メールのタイトル」／「リマインドテキスト」／「テーブル」／「条件」／「タイミング」／「追加の通知先対象項目」の設定を行い、「登録」ボタンをクリックします。

※リマインダ設定の「リマインドテキスト」では、下記タグの指定が可能です。

 

ワークフローを設定しているテーブルでは、以下の置換を行うことが可能です。

{ワークフロー申請者}
{ワークフロー次回承認者}
{ワークフロー前回承認者}
{ワークフロー最終承認者}

リマインダ設定に関する注意点

リマインダ設定については、以下注意点がありますのでご確認ください。

・「リマインダ設定」について、同一テーブルを対象に複数設定されている場合
『タイミング』の設定は5分以上あけて設定してください。

例えば、リマインダ設定の対象テーブルが同一テーブルで設定されており、且つ『タイミング』の設定が以下の通り設定されている場合
①のみ通知され②は通知されません。②も通知させたい場合【更新日時】の【6分後】と設定してください。
(5分以上間隔をあけた設定としてください)

①【更新日時】の【1分後】
②【更新日時】の【5分後】

・~日前（後）、または〜時間前（後）という設定の場合、同じリマインダが２度条件一致しても、１日には１度しか通知は行われません。

・同じリマインダは複数回発火されないようになっています。
リマインダを作成後、一度リマインダが来たらしばらく時間を置くか、別のリマインダを作成しないと発火しません。
時間の目安は以下となります。
①日単位のリマインド: 23時間のインターバル
②時間単位のリマインド: 4分のインターバル
③分単位のリマインド: 4分のインターバル

 

CSVアップロードや編集モードを使用する場合の注意点

レコードの作成や編集が行われたときにメール通知を送信する設定をしているとき、CSVアップロードや編集モードなどで多数のデータを更新する場合、1件ずつではなく、全てまとめた通知として送られます。
また、まとめた件数合計が5件以上の場合、6件目以降は本文中の表示としては省略されます。

※ピジョンクラウド画面の通知マークから通知をご確認いただいた場合には、更新したデータ分の通知が届きます