このヘルプページではワークフローの作成方法について解説いたします。
ワークフローの作成について
PigeonCloudではワークフローを申請のタイミングで作成することもできますし、事前にテンプレートを作成しておき、ユーザーはそのテンプレートをベースにワークフローを組むこともできるようになっています。
ワークフローの作成方法については以下をご参照ください。
設定方法
ワークフローでは主に上記の画像の4つの要素を設定していきます。
| 1. 申請フロー名 |
フロー名を事前に設定しておくことで、ユーザーが申請時のテンプレートを呼び出す際にわかりやすくなります。 |
| 2. 条件 | 条件は設定したテンプレートが呼び出されるための条件を設定することができます。 例えば、対象のテンプレートが営業部で200,000円以上の稟議の際に利用したいテンプレートで、他の事業部では利用させたくない場合に、条件を [ログインユーザーの組織] が [営業部] AND [金額] が [200,000円以上] のように条件を設定することで、その条件に合うときのみ該当のテンプレートが選択肢に表示されるようになります。 |
| 3. 承認者 | 承認者は該当の承認ステップで承認する人を「ユーザー」、「組織 (役職)」、「項目」のいずれかから設定します。 ユーザー : ユーザーを選択した場合、承認をするユーザーを指定できます。例えば、Aさんに承認してもらいたいというときに、Aさんを選択することで、Aさんが承認者として設定されます。 組織 (役職) : 組織 (役職) を選択した場合、承認をする組織およびその組織に紐づく役職を指定できます。例えば、営業部の課長全員、或いはいずれか一人が承認をするケースや、経理部の役職に関係なく全員が承認をするケースなどでご利用いただきます。 項目 : 項目を選択した場合、他テーブル参照でユーザーを選択している項目 (※1) に設定されているユーザーを承認者として指定できます。基本的にはユーザーと挙動は一緒です。承認者がレコードの入力項目によって可変する場合に便利です。例えば、プロジェクト管理をしているケースで、案件の担当者や案件の責任者が承認をしないといけない場合に、レコードに設定されている担当者や責任者が承認者として自動的に設定されます。 ※1 : 項目は他テーブル参照でユーザーが選択されている項目において、「必須項目にする」が有効になっているもの、且つ「複数の値の登録を許可する」が無効のもののみご利用いただけます。それ以外の項目については選択に表示されません。 |
| 4. フローに入る条件 | 該当の承認ステップで承認申請が発生する条件を設定することができます。 例えば、役員承認や総務・経理承認などが稟議金額が一定の金額を超えた場合のみ発生するケースでの分岐設定をしたい場合にご利用いただきます。 |
実際の利用ケース
では、実際の利用ケースで作成方法について解説いたします。
ここでは以下のケースに基づいてワークフローを作成します。
ケース1 : 自部門での予算申請のワークフロー
ユーザーの自身の部門 (営業部、総務部...etc.) で予算利用時の申請をするケースになります。
上記の添付画像のように、田中さんという営業部所属のユーザーが申請するケースで見てみましょう。
フローとしては、1. 営業部所属のいずれかの課長職の方に承認を取り、2. 続いて利用する予算の金額が100万円以上の場合に営業部所属の部長全員から承認を取り、3. 経理部所属のいずれかの方と総務部所属のいずれかの方がチェックをして、4. もし1億円以上の案件の場合は必ず役員承認を全員から取るとしたときで考えます。
承認者1
承認者1には [組織 (役職)] を選択し、条件で [一人の承認が必要] で組織および役職を [自身のメイン組織] の [課長] で設定してください。
※ 自身のメイン組織が複数設定されている場合は、申請時に組織をユーザーが選択することができます。
承認者2
承認者2には [組織 (役職)] を選択し、条件で [全員の承認が必要] で組織および役職を [自身のメイン組織] の [部長] で設定してください。
また、フローに入る条件で、[金額] [が次の値以上] [1,000,000] と設定してください。
承認者3
承認者3には [組織 (役職)] を選択し、条件で [一人の承認が必要] で組織および役職を [経理部] の [すべての役職] および ([AND]) 条件で [一人の承認が必要] で組織および役職を [総務部] の [すべての役職]で設定してください。
※ AND/ORはANDが優先され、ORは劣後する一般的なAND/ORのロジックになります。例えば、A and B or Cの場合は、演算子でいうと (A and B) or Cとなります。実際のケースで言うと、「(営業部部長の全員の承認 and 人事部部長の全員の承認) or 総務部部長の全員の承認」の場合は、営業部長の全員の承認および人事部部長の全員の承認が通ったら次のステップに行くか、総務部部長の全員の承認が通ったら次のステップに進みます。
承認者4
承認者4には [組織 (役職)] を選択し、条件で [全員の承認が必要] で組織および役職を [役員] の [すべての役職] で設定してください。
また、フローに入る条件で、[金額] [が次の値以上] [100,000,000] と設定してください。
ケース2 : 報告書のチェックワークフロー
報告書を申請後に再点検を別のユーザーが行い値を入力後、最終的に品質管理をしている部門で最終チェックを行うようなケースで見ていきましょう。
この場合、1. チェック担当として設定されている人が再点検を行い、問題のある部分の確認事項を記入の上、2. 最初の申請者が再度チェックして、3. 最終的に品質管理部で承認するという流れになります。
※ 承認者がレコードを編集できるようにする場合は「ワークフロー承認者はデータ編集可能」を有効にしてください。
承認者1
承認者1には [項目] を選択し、[チェック担当] を設定してください。
※ 項目は他テーブル参照でユーザーが選択されている項目において、「必須項目にする」が有効になっているもの、且つ「複数の値の登録を許可する」が無効のもののみご利用いただけます。それ以外の項目については選択に表示されません。
承認者2
承認者2には [ユーザー] を選択し、[申請したユーザー] を設定してください。
※ 申請したユーザーは申請ボタンをクリックし、申請を実際に行ったユーザーになります。もし、事務やサポートの方が代わりに申請をするようなケースでは、[申請者] という項目を用意しておき、承認者には [項目] で [申請者] を選択すると、申請者に設定されているユーザーが承認者として設定されるため、そちらをご利用いただくことを推奨いたします。
承認者3
承認者3には [組織 (役職)] を選択し、条件で [一人の承認が必要] で組織および役職を [品質管理部] の [すべての役職] で設定してください。